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Die Rolle des Service Desks im Versicherungsmanagement

Facility Management: Versicherungen » Strategie » Service Desk

Die Rolle des Service Desks im Versicherungsmanagement im Facility Management (FM)

Die Rolle des Service Desks im Versicherungsmanagement im Facility Management (FM)

Im Facility Management sind Versicherungen ein zentraler Bestandteil des Risikomanagements. Sie sichern Unternehmen gegen finanzielle Verluste ab, die durch Schäden an Gebäuden, Anlagen oder Personen entstehen können. Beispiele hierfür sind Sachversicherungen, Haftpflichtversicherungen oder Betriebsunterbrechungsversicherungen. Der Service Desk spielt im Versicherungsmanagement eine unterstützende Rolle, indem er als zentrale Anlaufstelle für Schadenmeldungen, die Koordination zwischen den Beteiligten und die Einhaltung der Vertragsvorgaben fungiert. Mit seiner operativen Funktion trägt der Service Desk dazu bei, dass Versicherungsfälle effizient bearbeitet werden und die betrieblichen Abläufe möglichst wenig beeinträchtigt werden.

Aufgaben des Service Desks im Versicherungsmanagement

Zentrale Anlaufstelle für Schadensmeldungen

Zuverlässiger Support in jeder Lage

Unser Service-Desk bietet schnelle und strukturierte Unterstützung – Vertrauen und Effizienz in jeder Situation.

Der Service Desk dient als zentrale Instanz für die Erfassung und Weiterleitung von Schadensfällen.

Kernaufgaben:

  • Erfassung von Schadensmeldungen: Mitarbeitende oder externe Parteien können Schäden wie Wasserrohrbrüche, Brandschäden oder Haftpflichtfälle direkt beim Service Desk melden.

  • Dokumentation: Der Service Desk dokumentiert den Vorfall detailliert, einschließlich Fotos, Zeitstempel, beteiligten Personen und einer ersten Einschätzung des Schadens.

  • Weiterleitung: Schadensfälle werden an die zuständigen internen Abteilungen (z. B. Facility Management, Legal) oder externe Versicherer weitergeleitet.

Beispiel:

  • Ein Mitarbeitender meldet einen Wasserschaden durch eine defekte Leitung. Der Service Desk dokumentiert den Vorfall, informiert die Versicherung und leitet die notwendigen Reparaturmaßnahmen ein.

Mehrwert:

  • Durch eine zentrale Erfassung und schnelle Weiterleitung können Schäden zeitnah bearbeitet und die finanziellen Auswirkungen minimiert werden.

Koordination der Schadensbearbeitung

Nach der Schadensmeldung übernimmt der Service Desk eine koordinierende Rolle, um sicherzustellen, dass alle Schritte effizient abgewickelt werden.

Kernaufgaben:

  • Zusammenarbeit mit Versicherern: Der Service Desk kommuniziert mit der Versicherung, um den Status der Schadensbearbeitung zu klären und offene Fragen zu beantworten.

  • Abstimmung mit Dienstleistern: Koordination von Reparatur- oder Reinigungsarbeiten, die zur Behebung des Schadens notwendig sind.

  • Eskalationsmanagement: Bei Verzögerungen oder Problemen in der Bearbeitung des Schadens übernimmt der Service Desk die Eskalation an die zuständigen Stellen.

Beispiel:

  • Nach einem Brandschaden koordiniert der Service Desk die Zusammenarbeit zwischen der Versicherung, einem Gutachter und einem Reparaturdienstleister, um den Schaden schnellstmöglich zu beheben.

Mehrwert:

  • Eine klare Koordination minimiert Verzögerungen und stellt sicher, dass der Geschäftsbetrieb schnell wiederhergestellt wird.

Überwachung von Versicherungsverträgen

Der Service Desk benötigt Kenntnis der relevanten Versicherungsverträge, um sicherzustellen, dass alle Vorgaben eingehalten werden und die Leistungen im Schadensfall in Anspruch genommen werden können.

Kernaufgaben:

  • Kenntnis der Deckungsbereiche: Der Service Desk muss die Deckungsgrenzen und Ausschlüsse der Versicherungsverträge kennen, um Schäden korrekt einzuordnen.

  • Fristenüberwachung: Sicherstellen, dass Fristen für Schadensmeldungen eingehalten werden, um Ansprüche nicht zu verlieren.

  • Dokumentation von Schäden: Sammlung und Archivierung aller relevanten Unterlagen, wie Gutachten, Kostenvoranschläge und Korrespondenz mit der Versicherung.

Beispiel:

  • Ein Vertrag schreibt vor, dass ein Schaden innerhalb von 48 Stunden gemeldet werden muss. Der Service Desk stellt sicher, dass diese Frist eingehalten wird, indem er die Schadensmeldung sofort weiterleitet.

Mehrwert:

  • Eine sorgfältige Überwachung der Vertragsinhalte reduziert das Risiko von Leistungsausfällen und erhöht die Rechtssicherheit im Schadensfall.

Unterstützung bei Versicherungsbewertungen und Prävention

Neben der Schadensbearbeitung unterstützt der Service Desk auch bei präventiven Maßnahmen und Bewertungen, um Versicherungsfälle zu vermeiden.

Kernaufgaben:

  • Meldung von Risiken: Der Service Desk kann potenzielle Risiken wie defekte Anlagen, Sicherheitslücken oder unzureichende Brandschutzmaßnahmen identifizieren und melden.

  • Unterstützung bei Präventionsmaßnahmen: Koordination von Maßnahmen wie Brandschutzprüfungen, Sicherheitsinspektionen oder Wartungsarbeiten, die zur Risikominimierung beitragen.

  • Feedback an das Vertragsmanagement: Der Service Desk sammelt Daten aus Schadensfällen und gibt Empfehlungen für Vertragsanpassungen oder zusätzliche Versicherungen.

Beispiel:

  • Der Service Desk meldet, dass eine wiederkehrende Störung in einer Sprinkleranlage besteht, und empfiehlt eine präventive Wartung, um zukünftige Schäden zu vermeiden.

Mehrwert:

  • Präventive Maßnahmen reduzieren die Anzahl und Schwere von Schadensfällen, was langfristig die Versicherungskosten senkt.

Technologische Unterstützung im Versicherungsmanagement

  • Digitale Schadensmeldeplattformen: Mitarbeitende können Schäden über Self-Service-Portale oder Apps melden, die automatisch an den Service Desk weitergeleitet werden.

  • Vertragsmanagement-Software: Ermöglicht dem Service Desk den schnellen Zugriff auf Versicherungsverträge, Deckungsbereiche und Fristen.

  • Ticket- und Monitoring-Systeme: Unterstützen die Nachverfolgung von Schadensfällen und Eskalationen.

  • Datenanalyse-Tools: Helfen bei der Identifikation von wiederkehrenden Schäden und der Entwicklung von Präventionsstrategien.

  • Kommunikationsplattformen: Stellen sicher, dass alle Beteiligten – von Mitarbeitenden bis zu Versicherern – transparent informiert werden.

Mehrwerte eines gut organisierten Service Desks im Versicherungsmanagement

  • Effiziente Schadensbearbeitung: Durch die zentrale Erfassung und Koordination werden Schadensfälle schnell und reibungslos bearbeitet.

  • Rechtssicherheit: Fristen und vertragliche Vorgaben werden überwacht, sodass keine Ansprüche verloren gehen.

  • Minimierung von Betriebsunterbrechungen: Durch schnelle Kommunikation und Koordination wird sichergestellt, dass der Betrieb nach einem Schaden zügig wiederhergestellt wird.

  • Transparenz: Der Service Desk dokumentiert alle Schritte der Schadensbearbeitung und informiert alle Beteiligten regelmäßig über den Status.

  • Prävention: Durch die Meldung potenzieller Risiken und die Unterstützung bei Präventionsmaßnahmen können zukünftige Schäden vermieden werden.

  • Kostenoptimierung: Die Reduktion von Schäden und eine präzise Vertragsüberwachung tragen dazu bei, Versicherungsprämien langfristig zu senken.