Entwicklung und Optimierung von Versicherungskonzepten
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Versicherungskonzepte müssen zum tatsächlichen Betrieb passen
Ein tragfähiges Versicherungskonzept entsteht nicht durch die Addition möglichst vieler Versicherungsverträge. Ausgangspunkt sind vielmehr die tatsächlichen Werte, Gefährdungen, Betriebsprozesse und Abhängigkeiten eines Unternehmens oder einer Liegenschaft.
Gerade im Facility Management verändern sich diese Rahmenbedingungen laufend. Gebäude werden umgebaut, technische Anlagen erneuert, Flächen anders genutzt, Dienstleistungen ausgelagert, Energieerzeugungsanlagen ergänzt oder neue digitale Systeme eingeführt. Versicherungsschutz, der bei Vertragsabschluss angemessen war, kann deshalb einige Jahre später erhebliche Lücken, Überschneidungen oder nicht mehr erforderliche Deckungsbestandteile enthalten.
Ein gutes Versicherungskonzept verbindet daher Risikomanagement, technische Gebäudekenntnis, Vertragsmanagement und wirtschaftliche Bewertung.
Risiken nicht nur versichern, sondern bewusst behandeln
Nicht jedes betriebliche Risiko muss vollständig auf einen Versicherer übertragen werden. Für jedes wesentliche Risiko sollte zunächst entschieden werden, wie damit organisatorisch und wirtschaftlich umgegangen wird.
Grundsätzlich kommen verschiedene Strategien in Betracht:
Risiken durch technische oder organisatorische Maßnahmen vermeiden,
Eintrittswahrscheinlichkeiten oder Schadensausmaße reduzieren,
Risiken vertraglich auf geeignete Auftragnehmer übertragen,
wirtschaftlich vertretbare Risiken selbst tragen,
besonders schadenträchtige Risiken versichern oder
mehrere dieser Instrumente miteinander kombinieren.
Versicherungssummen auf belastbare Bestandsdaten stützen
Eine wesentliche Voraussetzung für angemessenen Versicherungsschutz sind belastbare Informationen über Gebäude, Anlagen, Einrichtungen und betriebliche Werte.
Im Facility Management liegen dafür häufig bereits umfangreiche Daten vor, beispielsweise in CAFM-Systemen, Anlagenverzeichnissen, Flächenbeständen, Wartungsunterlagen, Bauakten oder kaufmännischen Systemen. Diese Informationen können genutzt werden, um versicherungsrelevante Werte strukturiert aufzubereiten.
Zu betrachten sind unter anderem:
Gebäude und bauliche Anlagen,
technische Gebäudeausrüstung,
Maschinen und Produktionsanlagen,
Betriebs- und Geschäftsausstattung,
IT- und Kommunikationstechnik,
Energieerzeugungs- und Speicheranlagen,
besondere technische Installationen,
Lager- und Warenbestände sowie
wesentliche Investitionen und Umbauten.
Betriebsunterbrechung aus Sicht der Prozesse bewerten
Bei einem größeren Sachschaden sind die Reparaturkosten häufig nur ein Teil des wirtschaftlichen Risikos. Wesentlich können die Folgen eines längeren Ausfalls von Gebäuden, technischen Anlagen oder Versorgungsstrukturen sein.
Deshalb sollte ein Versicherungskonzept auch die betrieblichen Abhängigkeiten betrachten.
Welche Funktionen müssen kurzfristig wieder zur Verfügung stehen? Welche Anlagen stellen einen Single Point of Failure dar? Welche Ausweichmöglichkeiten bestehen? Wie lange dauert die Wiederbeschaffung kritischer Komponenten? Können Beschäftigte oder Prozesse vorübergehend an andere Standorte verlagert werden?
Im Facility Management betrifft dies beispielsweise:
elektrische Energieversorgung,
Kälte- und Wärmeversorgung,
Rechenzentren und Serverräume,
Produktionsmedien,
zentrale Gebäudeautomation,
Brandschutz- und Sicherheitssysteme,
Logistik- und Lagerbereiche,
Betriebsgastronomie oder
standortkritische technische Anlagen.
Selbstbehalte wirtschaftlich festlegen
Ein Versicherungskonzept sollte nicht ausschließlich auf maximale Deckung ausgerichtet sein. Auch die Höhe der Selbstbehalte beeinflusst Versicherungsprämien und den internen Aufwand erheblich.
Kleinere, häufig auftretende Schäden können unter bestimmten Voraussetzungen wirtschaftlicher selbst getragen werden, während seltene Ereignisse mit hohem Schadenpotenzial versichert werden. Die geeignete Struktur hängt unter anderem von Schadenshistorie, Risikotragfähigkeit, administrativem Aufwand und wirtschaftlicher Bedeutung möglicher Ausfälle ab.
Eine strukturierte Auswertung der bisherigen Schäden liefert dafür eine wichtige Entscheidungsgrundlage. So können Versicherungslösungen stärker auf die tatsächlich existenzbedrohenden oder bilanziell relevanten Risiken konzentriert werden.
Versicherungsanforderungen mit FM-Verträgen abstimmen
Facility Management ist von einer Vielzahl externer Auftragnehmer geprägt. Wartungsunternehmen, Betreiber, Reinigungsunternehmen, Sicherheitsdienstleister, Bauunternehmen, Planer und Spezialfirmen übernehmen Aufgaben mit unterschiedlichen Haftungs- und Schadenspotenzialen.
Das eigene Versicherungskonzept sollte deshalb mit den Anforderungen aus den FM-Verträgen abgestimmt werden.
Zu prüfen ist beispielsweise:
Welche Haftung übernimmt der Auftragnehmer?
Welche Haftungsbegrenzungen wurden vereinbart?
Welche Versicherungen muss der Auftragnehmer nachweisen?
Sind die geforderten Deckungssummen dem tatsächlichen Risiko angemessen?
Wie lange müssen Versicherungsnachweise gültig sein?
Wie wird mit Subunternehmern umgegangen?
Wer trägt Risiken bei Beschädigung fremden Eigentums?
Wie sind Schlüsselverlust, Umweltschäden oder Vermögensschäden behandelt?
Beratung und Auswahl passender Versicherungen
Gebäudeversicherungen: Absicherung gegen Feuer, Leitungswasser, Sturm und Elementarschäden.
Betriebsunterbrechungsversicherungen: Absicherung finanzieller Verluste durch Ausfallzeiten.
Haftpflichtversicherungen: Schutz vor Schadensersatzforderungen im Rahmen der Betreiberverantwortung.
Maschinenbruch- und Elektronikversicherungen: Absicherung technischer Anlagen.