Anweisende Dokumentation

• Haftungsreduzierung durch nachweislich eingehaltene Obliegenheiten

• Schadensminimierung durch strukturiertes Verhalten im Ereignisfall

• Revisionssicherheit bei Audits, interner Kontrolle und externer Prüfung

• Schulung und Sensibilisierung von Mitarbeitenden und Dienstleistern

• Nachweisführung im Schadenfall (z. B. gegenüber Versicherer, Eigentümer, Behörden)

• Versicherungspolice: Versicherungsnummer, Gesellschaft, Ansprechpartner

• Geltungsbereich der Dokumentation (z. B. Standort, Gebäudeteil, Leistung)

• Absicherung von: z. B. Gebäudeteilen, Anlagen, Betriebsbereichen

• Adressaten: z. B. Haustechnik, Reinigungsdienste, Empfang, Dienstleister

• Was ist bei Schadensereignissen konkret zu tun?

• Wer meldet an wen – und mit welchen Informationen?

• Was ist zur Beweissicherung zu dokumentieren?

• Welche Fristen sind zu beachten?

• Welche Unterlagen sind vorzuhalten? (z. B. Wartungsnachweise)

• Konsequenzen (z. B. Verlust des Versicherungsschutzes, Regressrisiken)

• Disziplinarische Folgen bei Nichtbeachtung

• Verantwortliche Stellen (Objektleitung, Betreiber, Fachfirma)

• Eskalationspfade bei kritischen Schäden

• Kommunikation mit dem Versicherer: zentrale Stelle, Ansprechpartner, Formate

• Regelmäßige Kontrolle kritischer Einrichtungen (z. B. Sprinkler, Leckageerkennung)

• Einhaltung von Wartungszyklen (z. B. nach DIN, VDMA, Herstellervorgaben)

• Dokumentation der Einweisung aller relevanten Personen

• Wiederholung bei Personalwechsel, Revision oder Audit

• Teil des betrieblichen Regelwerks sein (z. B. im FM-Handbuch oder Sicherheitsordner)

• im digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) revisionssicher abgelegt sein

• mit der Versicherungsakte verknüpft sein (z. B. über CAFM, Vertragsmanagement)

• regelmäßig überprüft und aktualisiert werden (z. B. jährlich oder nach Vertragsänderung)

Für externe Dienstleister ist eine schriftliche Kenntnisnahme Pflicht – ggf. gekoppelt an Zutrittsrechte oder Leistungsfreigaben.

• Sofortmaßnahmen zur Gefahrenabwehr durchführen (z. B. Strom abstellen)

• Schadensbereich sichern, Zutritt beschränken

• Schaden fotografisch dokumentieren

• Meldung an zentrale Schadenstelle (inkl. Uhrzeit, Ursache, betroffene Flächen)

• Eintrag im FM-System oder Schadenformular

• Beweismittel nicht entfernen oder entsorgen

• Innerhalb von 24 Stunden Meldung an Versicherung (durch Objektverantwortliche)

Die anweisende Dokumentation im Kontext von Versicherungen ist ein unverzichtbares Instrument zur Überbrückung der Lücke zwischen Vertragsinhalt und operativer Umsetzung. Sie schafft Verbindlichkeit, reduziert Risiken, verbessert das Schadenmanagement und erhöht die Revisionssicherheit im Betrieb. In einem modernen, versicherungskonformen Facility Management ist sie deshalb genauso wichtig wie technische Wartungsanleitungen, Sicherheitsunterweisungen oder Betreiberpflichtenregelungen.

Wer Versicherungsschutz im Gebäude-, Anlagen- oder Dienstleistungsbetrieb sichern will, muss ihn nicht nur vertraglich verankern, sondern auch organisatorisch operationalisieren – durch gut strukturierte, klar formulierte, regelmäßig geschulte und digital hinterlegte anweisende Dokumentationen.